6 z 10 českých firem neřeší efektivně docházku zaměstnanců. Přicházejí až o 7 % nákladů na mzdy

Praha, 22. června 2023 – Šest z deseti zaměstnavatelů (59 %) nemá digitalizovanou evidenci docházky. Na nepoctivých praktikách, jako je vzájemné půjčování přístupových kartiček, brzké odchody nebo falešné přesčasy, prodělávají české firmy 3 až 7 % mzdových nákladů ročně. Při průměrné české mzdě (1) to znamená až 34 000 Kč na zaměstnance. Postupně se etablují i inovativní biometrická řešení, zatím je využívá k zaznamenávání docházky do práce jen 4 % dotázaných firem. Na otisk prstu či rozpoznání tváře jsou přitom Češi zvyklí u přihlašování do telefonu, ověřování plateb i pasové kontroly. Na nízkou míru digitalizace českých firem ukazuje průzkum společnosti Fingera.

Z dat (1) společnosti Fingera vyplývá, že 32 % českých firem nevede evidenci docházky svých zaměstnanců vůbec. Dalších 27 % firem ji eviduje, ale pouze pomocí nedigitálních nástrojů například tzv. píchaček (2 %), papírových sešitů (5 %) nebo blíže nespecifikovaných prostředků (19 %). Absence digitalizovaných systémů však představuje pro firmy řadu rizik a náklady navíc. Za rok mohou firmy podle dat společnosti Fingera přijít kvůli nepoctivé docházce, podvodům i administrativní zátěži až o 7 % mzdových nákladů. Společnosti navíc nereagují na poptávku zaměstnanců po využití nových technologií, na které jsou zvyklí.

(1) Údaje ČSÚ za rok 2022
(2) Sběr dat proběhl v dubnu 2023 na 204 oslovených českých firmách do 999 zaměstnanců.

České firmy zatím nedigitalizují

Alespoň nějakou formu digitální evidence docházky či přístupu využívá 41 % společností působících v Česku. Více než třetina všech firem (32 %) spoléhá na přístupové karty (6 %), čipy (22 %) nebo na kombinaci čipů a karet (4 %). Tato řešení sama o sobě neověřují identitu uživatele, což podle dat Fingera přispívá k vysoké míře nepoctivého zacházení pracovníků s docházkou. Ti si půjčují kartičky, zaznamenávají docházku vzájemně i v době nepřítomnosti, odcházejí z práce dříve či naopak zaznamenávají falešné přesčasy.

„Například ve výrobě většina firem zavedla čipové karty a podobné systémy již před delší dobou. Tato řešení ale nejsou samozřejmě samospásná. Dochází u nich k chybám nebo opomenutím, a tak se docházky musí stejně kontrolovat a revidovat. S papírovými docházkami se již u klientů setkáváme méně, úplnou výjimkou ale nejsou. Určitý smysl mohou mít při krátkodobých úvazcích nebo brigádách, kde se nevyplatí vytvářet speciální účty. U řady společností z jiných oborů ale vidíme trend docházku také vůbec nesledovat,” říká ředitel personální společnosti Orienta Tomáš Surka.

„Firmy finančně tratí právě na nepoctivosti, ale také vyšší administrativní zátěži a personálním zatížení HR oddělení, recepčních či vrátných. Využitím ověřováním otisku prstu mohou firmy ušetřit ročně 3 až 5 % mzdových nákladů, u tvářové biometrie jde dokonce o 5 až 7 %. Při průměrné měsíční mzdě jde za rok o 14 až 34 tisíc Kč na jednoho zaměstnance,“ uvádí Petr Ducháček, regionální manažer Fingera pro ČR.

Biometrie je dnes v mnoha oblastech nejběžnějším způsobem ověření identity, který využívají uživatelé každý den pro odemykání mobilního telefonu, ověřování plateb či identifikaci na letišti. České firmy zatím ale pohodlí toho nemuset se vracet pro zapomenutou kartičku nebo se zapisovat ručně do sešitu dopřávají pracovníkům jen ve 4 % případů.

Rostoucí trend biometrie

I tak je jasně patrná rostoucí poptávka po digitalizovaných docházkových a přístupových systémech. Firmy jsou v kontextu doby stále citlivější na zvyšování efektivity procesů i vynaložených nákladů, což jim biometrie i přes vstupní náklady přináší. „Díky propojení se mzdovými a účetními systémy mají firmy a jejich zaměstnanci všechny údaje k dispozici online a na jednom místě. Od našich zákazníků víme, že se tím při zpracovávání docházky dají ušetřit až dva dny práce v měsíci,“ doplňuje Petr Ducháček z Fingery. Za řešením Fingera stojí společnost Innovatrics, která patří mezi globální lídry v oblasti biometrie. Produkt má také českou stopu, protože jeho vývoj probíhá v Brně.

Zásadní výhodou řešení Fingera je správa dat. Jakmile zaměstnanec projde terminálem, informace se automaticky nahraje do přehledného rozhraní, které je dále možné propojit s více než 30 mzdovými a účetními systémy. „Fingera díky intuitivní správě přístupů, přehlednému zobrazení dat i automatizaci jejich zpracování šetří zaměstnancům HR oddělení a mzdových účtáren spoustu času, který dosud často musí trávit zpracováváním či propojováním údajů ze zastaralých evidencí. Místo rutinních úkonů se tak mohou věnovat činnostem, kde se skutečně projeví jejich přidaná hodnota,“ dodává Petr Ducháček.

Zdroj: Innovatrics s.r.o.