Dovolená v hodinách – jednoduše, prakticky a bez maturity z matematiky.

Úderem půlnoci 1. ledna 2021 započaly nejen oproti zvyklostem poněkud střídmější oslavy Nového roku, ale i účinnost nové právní úpravy dovolené. Z té ale není třeba mít obavy, protože pravidla jsou podobná jako dosud, a i pro výpočty si vystačíme s kalkulačkou a jednoduchým násobením a dělením.Dovolená nověKlíčovou změnou od letošního roku je počítání nároku na dovolenou v hodinách namísto dní a její výpočet po týdnech namísto po měsících. Cílem nové úpravy je zjednodušit pravidla v situacích, kdy byl stávající postup příliš komplikovaný (nepravidelné rozvrhy směn, různě dlouhé směny v jednotlivých dnech), kdy bylo téměř nemožné najít správný a zároveň férový postup výpočtu nároku na dovolenou.Podobným oříškem dosavadní právní úpravy je i výpočet dovolené při změně úvazku zaměstnance v průběhu roku. Většina mzdových účetních v takových situacích nakonec stejně sáhla k přepočítání dovolené přes hodiny, přestože s tím zákoník práce nepočítal.Dobrou zprávou je, že výsledný nárok na dovolenou podle nové úpravy je většinou velmi podobný tomu, jaký by byl nárok podle úpravy loňské. Samozřejmě lze najít extrémní případy, kdy se bude konkrétní výsledek mezi oběma způsoby lišit i o více než jeden den dovolené, ale to je spíše důsledkem předchozí právní úpravy, která dovedla počítat dovolenou jen v dvanáctinách ročního nároku a tedy s velkými „skoky“.Dovolená za kalendářní rokZákladní výpočet dovolené je velice jednoduchý. Pokud zaměstnanec odpracoval celý kalendářní rok, jeho dovolenou vypočteme jako násobek jeho týdenního úvazku a roční výměry dovolené u zaměstnavatele:40 hodin (úvazek) x 5 týdnů (dovolená) = 200 hodin (dovolená)Výsledná výměra dovolené tak umožní zaměstnanci čerpat přesně stejný počet dnů dovolené jako dosud. Pokud by zaměstnanec v uvedeném příkladu měl osmihodinové směny, mohl by vyčerpat právě 25 dní dovolené jako dosud:200hodin(dovolené)÷8hodin(směna)=25dní(dovolené).Výpočet funguje stejně i pro kratší a zkrácené úvazky, kdy vyjde roční délka dovolené odpovídající kratšímu týdennímu úvazku.Dovolená za část rokuPřípady, kdy zaměstnanec odpracuje celý kalendářní rok, samozřejmě nejsou pravidlem. Ale ani v tomto případě není výpočet složitý.Základní myšlenkou zákona je, že si zaměstnanec během roku „střádá“ odpracované hodiny a vždy, když takto „nastřádá“ svůj týdenní úvazek dostane jednu dvaapadesátinu svého ročního nároku na dovolenou (který už spočítat umíme). Jinými slovy si roční výměru dovolené rozdělíme na 52 dílů, a vždy když zaměstnanec odpracuje jeden týden (jeden svůj úvazek), tak získá nárok na jeden díl (dvaapadesátinu) dovolené. Výsledek se pak na konci ročního výpočtu zaokrouhlí nahoru na celé hodiny (a ne na půldny jako dosud).Příklad z praxePojďme si to ale zkusit na složitějším příkladu – mějme zaměstnance, který má týdenní úvazek 37,5 hodiny a odpracuje v roce 265 hodin a firma poskytuje jen 4 týdny dovolené. Nejprve si vypočteme, kolik celých úvazků v roce zaměstnanec odpracoval tak, že počet odpracovaných hodin vydělíme týdenním úvazkem a výsledek zaokrouhlíme dolů na celé číslo (protože nás zajímají jen celé odpracované týdny/úvazky):265 hodin (odpracovaných)÷37,5hodin (úvazek)=7,06 zaokrouhleno dolů 7 (úvazků)Pokračujeme vynásobením příslušnými dvaapadesátinami ročního nároku (jehož výpočet už známe z předchozího příkladu), a nezapomeneme na závěr výsledek zaokrouhlit nahoru na celé hodiny:7 (úvazků) × (37,5 hodin (úvazek) × 4 týdny (dovolená))/52 týdnů (v roce) = 20,19 zaokrouhleno 21 hodin (dovolené)(zlomek je v příkladu jen pro ukázku logiky výpočtu, výpočet vyjde stejně, i pokud bychom 52 nechali na konci vzorce se znaménkem )Zaměstnanci nemají nárok na dovolenou od „prvního dne“ práce, ale až když odpracují minimálně 4 své úvazky. To znamená, že pokud zaměstnanec v zaměstnání potřebný počet hodin neodpracuje, nebude mít v daném roce žádnou dovolenou. Podobné pravidlo obsahovala i předcházející právní úprava, když nárok na dovolenou za odpracované dny podmiňovala odpracováním nejméně 21 směn.Pokud by zaměstnavatel zaměstnanci v jednom kalendářním roce rozvrhl více hodin, než odpovídá úvazku zaměstnance, bude mít zaměstnanec nárok na dovolenou odpovídající odpracovaným hodinám. Jedná se ale pouze o hodiny rozvržené zaměstnavatelem „navíc“ při nerovnoměrném rozvržení pracovní doby, nikoli například o hodiny práce přesčas. Výpočet je stejný jako v předchozím případě – pokud by zaměstnavatel rozvrhl a zaměstnanec během roku odpracoval 60 úvazků, při 40hodinové pracovní době a výměře dovolené 4 týdny:60 (úvazků) × (40 hodin (úvazek) ×4 týdny (dovolená))/ 52týdnů (vroce) =184,6 zaokrouhleno 185 hodin (dovolené)Filozofie postupného „střádání“ dovolené samozřejmě neznamená, že by nebylo možné poskytovat dovolenou „zálohově“, tedy už během roku předpokládat, že pracovní poměr zaměstnance bude pokračovat a poskytnout mu dovolenou ještě před tím, než si ji „odpracuje“, jak je dnes běžné ve většině firem.Změna úvazku během rokuPokud dojde ke změně úvazku zaměstnance během roku, použijeme opět stejný výpočet, pouze vypočteme obě části roku samostatně a výsledky sečteme. Pokud si tedy vezmeme zaměstnance, který odpracuje první polovinu roku (26 týdnů) s úvazkem 40 hodin a druhou polovinu roku (26 týdnů) s úvazkem 20 hodin a zaměstnavatel poskytuje 5 týdnů dovolené:26 (úvazků) × (40 hodin (úvazek) × 5 týdnů (dovolená))/52 týdnů (vroce) =100 hodin (dovolenéza1.pololetí)26(úvazků) × (20 hodin (úvazek) × 5 týdnů (dovolená))/52 týdnů (vroce) = 50 hodin (dovolené za 2.pololetí)100 hodin (dovolené za 1.pololetí) + 50 hodin (dovolené za 2.pololetí) = 150 hodin (dovolené)Z výsledku je vidět, že celková dovolená odpovídá poměru času, který zaměstnanec odpracoval s konkrétním úvazkem. Pokud se mění pouze rozvržení pracovní doby, ale nemění se úvazek (například zaměstnanec začne pracovat na méně dní s delšími směnami), není potřeba měnit výpočet dovolené, protože důležitý je nově pouze úvazek, nikoli rozvržení pracovní doby (na rozdíl od předchozí právní úpravy, která vše počítala přes průměrný počet pracovních dnů v týdnu).Dovolená bez práce?Pro účely dovolené se některé doby počítají jako odpracované, i když zaměstnanec nepracoval. Jedná se například o dobu dovolené, překážek na straně zaměstnavatele, překážek na straně zaměstnance podle nařízení vlády č. 590/2006 Sb., mateřské dovolené nebo ošetřování dítěte mladšího 10 let. Může se to na první pohled zdát „nefér“, ale bez tohoto pravidla by se zaměstnanci například krátila dovolená i za čerpání dovolené nebo za svátky, kdy nepracoval. Obdobné pravidlo navíc platilo i v předchozí právní úpravě.Nová úprava dále stanoví doby, které se započítávají jen pokud zaměstnanec v daném roce odpracoval alespoň 12 úvazků. Jedná se o doby rodičovské dovolené, dočasné pracovní neschopnosti (mimo pracovní úraz a nemoci z povolání), karantény a jiných překážek v práci (mimo uvedené nařízení vlády). Tyto doby se ale započítávají nejvýše v rozsahu 20 úvazků v jednom roce. Naopak pokud zaměstnanec v roce neodpracoval alespoň 12 úvazků, nezapočítávají se tyto doby vůbec. Opět se nejedná o úplnou novinku, protože podobné pravidlo bychom našli i v předchozí právní úpravě (jen popsané z „druhého konce“ prostřednictvím krácení dovolené za neodpracované směny).Čerpání dovolenéTermín čerpání nadále určuje zaměstnavatel. Nově ale platí pravidlo, že musí k čerpání nařizovat celé směny. Kratší čerpání může zaměstnavatel nařídit pouze se souhlasem zaměstnance, a i v tomto případě se musí jednat alespoň o polovinu směny, ledaže by šlo o dočerpání zbývajících hodin dovolené v roce. Smyslem tohoto pravidla je nečerpat dovolenou po troškách („v pátek jděte domů po obědě, máte dovolenou“), protože by to neumožnilo potřebné zotavení zaměstnanců.Mění se i režim krácení dovolené, kdy nově může zaměstnavatel krátit dovolenou právě jen o počet neomluveně zameškaných hodin, nikoli až o trojnásobek jako dosud.Nová pravidla platí až pro dovolenou za rok 2021. Dovolená za předchozí roky se bude posuzovat a čerpat podle dosavadních pravidel.Převádění dovolenéI nová úprava přebírá pravidlo, že dovolená by se měla vyčerpat v příslušném roce. Nově platí výjimka, že pokud zaměstnavatel poskytuje dovolenou delší než 4 týdny (6 týdnů u pedagogických pracovníků) může dovolenou nad tento rozsah zaměstnavatel převést do dalšího roku na základě písemné žádosti zaměstnance. To samozřejmě neznamená, že by o zbývající nevyčerpanou dovolenou zaměstnanec přišel. Tu musí zaměstnavatel samozřejmě převést také, ale musí navíc doložit, že ji nebylo možné v daném roce z provozních důvodů ze strany zaměstnance vyčerpat.Jak na dovolenou v praxiJak jsme si na příkladech ukázali, výsledky výpočtů dovolené podle nových pravidel zůstávají velmi podobné. Hlavním úkolem personalistů je nyní novou právní úpravu dobře komunikovat zaměstnancům. V praxi se například osvědčuje uvádět na výplatní pásce vedle nároku na dovolenou v hodinách i její orientační přepočet na dny (směny), jak byli zaměstnanci dosud zvyklí.Přestože bude výpočty jako dosud provádět mzdová účtárna prostřednictvím specializovaného software, musí být personalisté připraveni odpovídat na zvídavé dotazy zaměstnanců k výpočtu dovolené podle nové právní úpravy. A právě k tomu vám pomůže tento článek.

Text: Tomáš Procházka, Partner, advokátní kancelář Eversheds Sutherland