Home office a novela zákoníku práce – řešení nebo promarněná příležitost?

V posledních letech se možnost pracovat na dálku neboli home office stala standardem, vše jen urychlila pandemie nemoci COVID-19. Současný zákoník práce však home office upravuje jen velmi okrajově. Vyřeší aktuálně projednávaná novela zákoníku práce problémy, na které naráží praxe?

Plánované novinky
Nadále platí, že se na home office musí zaměstnavatel se zaměstnancem dohodnout. Dohoda musí být nově výslovně písemná, a to stejně jako její změny či výpověď. Vedle výchozí patnáctidenní výpovědní doby bude možné sjednat i výpovědní dobou jinou, musí však být na obě strany stejná. V reakci na dobu covidovou bude mít zaměstnavatel možnost home office i nařídit, a to v návaznosti na opatření přijatá státem.

Návrh pamatuje i na specifické situace, kdy zaměstnanec plně pracuje jenom z domova. Pokud oba počítají s tím, že zaměstnanec nebude nikdy pracovat z pracoviště zaměstnavatele a sjednají si jako místo výkonu práce domov zaměstnance, mohou možnost výpovědi dohody o práci na dálku smluvně vyloučit. V takovém případě je však nutné vypovědět pracovní poměr jako takový, podmínka podřazení pod některý z výpovědních důvodů však trvá; nejčastěji se zřejmě bude v souvislosti s nemožností další práce na dálku jednat o výpověď z organizačních důvodů.

Ministerstvo práce a sociálních věcí trochu překvapivě z novely zákona vypustilo povinnost vyhovět žádosti o práci na dálku pro určité skupiny lidí. Zatímco žádosti zaměstnance-rodiče o zkrácený úvazek nemusí nyní zaměstnavatel vyhovět pouze v případě, že mu to neumožňují provozní možnosti, žádost o práci na dálku bude moci těmto lidem zaměstnavatel i nadále odmítat zcela neomezeně, nově však s písemným odůvodněním. Tito lidé tak oproti původní verzi novely zákona nezískají další efektivní nástroj k tomu, aby sladili svůj rodinný a pracovní život. S ohledem na aktuální vývoj unijních trendů a požadavků však nelze vyloučit, že v budoucnu bude i tento nástroj povinnou náležitostí pracovních podmínek pracujících rodičů.

Náhrady za home office – platit či neplatit? A kolik?
Jedním z hlavních témat novely zákoníku práce je paušální náhrada některých výdajů. Ačkoliv je běžnou praxí náklady spojené s prací na dálku nehradit, této povinnosti se zbavit nelze. Zaměstnavatelé, kteří svým zaměstnancům náhrady nákladů neplatí, se vystavují riziku jejich dodatečného vyčíslení, a to až 3 roky nazpět. Nová úprava poskytuje transparentnější úpravu pro všechny strany – zaměstnavatele, zaměstnance i stát, resp. finanční úřady.

Náhrady nákladů jsou obecně daňově uznatelným nákladem a zároveň nepodléhají dani z příjmu zaměstnance. Musí se však jednat o prokazatelně skutečné výdaje. I pokud se někteří zaměstnavatelé již nyní rozhodnou náhrady poskytovat, hrozí při jejich nesprávném určení riziko doměření daně a související sankce. Novela řeší tento problém tím, že do výše paušalizované částky (2,80 Kč za každou hodinu) nebude potřeba jejich výši prokazovat. Jedná se však pouze o část nákladů, vedle paušálu bude mít zaměstnanec nárok na proplacení potřebného vybavení apod.

Pokud chce zaměstnavatel využít paušál, musí to být písemně dohodnuto či stanoveno vnitřním předpisem. Pokud si zaměstnavatel tuto variantu nezvolí, stále musí platit skutečně prokázané a vyčíslené výdaje, jako je tomu teď. Přejít na paušální výdaje se vyplatí hlavně větším zaměstnavatelům, pro které by zjišťovaní skutečných výdajů u všech zaměstnanců bylo administrativně náročné.

Ačkoliv se nová pravidla spojena s prací na dálku mají týkat i zaměstnanců pracujících na základě tzv. dohod, ustanovení o náhradách se pro ně nepoužijí, pokud se na tom sami nedohodnou.

Závěr
Navzdory tomu, že je plánovaná novela jistě posunem vpřed, řada praktických otázek zůstává neřešena. Vedle těch výše zmíněných, za další promarněnou příležitost lze považovat například neměnné podmínky BOZP či nemožnost oficiálně se vzdát nároku na proplacení nákladů spojených s home office.

Již nyní zaměstnanci při práci na dálku ušetří vedle času i náklady spojené s dojížděním do práce, které si musí platit sami bez spoluúčasti zaměstnavatele. Home office, byť bez náhrad, pro mnohé z nich může být značnou úsporou. Ministerstvo práce a sociálních věcí však tento argument slepě odmítá poukazem na to, že závislá práce je vykonávána na náklady zaměstnavatele. Zaměstnanci, kteří se chtějí dohodnout, tak mohou narazit na pochopitelné obavy zaměstnavatelů z dalších nákladů.

Jen ti odvážnější zaměstnavatelé budou i nadále spoléhat na to, že zaměstnanci své domácí náklady kvůli složitosti vyčíslovat a uplatňovat i nadále nebudou, byť na ně mají nárok.

Text: Monika Krejčová a Karolína Lancůchová, Erudit advokátní kancelář