Home office: nezapomeňte na pravidla platná od roku 2023

Práce na dálku, tzv. „home office“ je širším pojmem než práce z domova a je aplikována na všechny případy, kdy se zaměstnanec se zaměstnavatelem dohodnou na výkonu práce mimo pracoviště zaměstnavatele, například tedy z chaty, z chalupy či z jiného místa.

Novela ZP, platná od října 2023, zvýhodňuje zaměstnance pečující o děti do 9 let či invalidní příbuzné a dále těhotné zaměstnankyně, nemají však na práci z domova zákonný nárok. Mohou tak  žádat zaměstnavatele o umožnění práce z domova, kratší úvazek nebo jiné uspořádání pracovní doby, případné zamítnutí jim zaměstnavatel musí písemně zdůvodnit. Pokud o práci na dálku požádá zaměstnanec, který nespadá do žádné z výše uvedených kategorií, může zaměstnavatel žádost o home office odmítnout bez odůvodnění. Novela zákoníku práce však neposkytuje konkrétní návod, jak má vypadat zdůvodnění případného odmítnutí žádosti o home office, což může při odmítnutí práva specifické skupiny zaměstnanců na práci na dálku přinést i soudní spory.

Za nejvhodnější způsob zakotvení práce na dálku je tak zpravidla považována kombinace  dohody a vnitřního předpisu. Dohoda obvykle upravuje konkrétní otázky ve vztahu ke konkrétnímu zaměstnanci, zatímco vnitřní předpis stanovuje základní a obecné podmínky výkonu práce na dálku. 

Písemná dohoda o sjednání práce na dálku

Novela zákoníku práce přinesla s účinností od 1. října 2023 zaměstnavateli novou povinnost uzavřít se zaměstnancem písemnou dohodu o výkonu práce na dálku, dohodne-li se s ním na tomto způsobu práce. Za nedodržení této povinnosti pak nově zaměstnavateli hrozí pokuta až do výše 300tisíc korun.

V rámci správného nastavení výkonu práce na dálku by dohoda, v kombinaci s vnitřním předpisem, měla pokrývat zejména níže uvedené oblasti, a to vždy při zohlednění konkrétních podmínek výkonu práce u zaměstnavatele a jeho potřeb.

Závazek z dohody o práci na dálku lze rozvázat písemnou dohodou zaměstnavatele se zaměstnancem ke sjednanému dni. Tento závazek mohou zaměstnavatel nebo zaměstnanec rovněž písemně vypovědět z jakéhokoliv důvodu nebo bez uvedení důvodu s patnáctidenní výpovědní dobou.

Zákoník rovněž umožňuje, aby se strany dohodly na jiné délce výpovědní doby, či na tom,že závazek z dohody nemůže vypovědět ani jedna ze stran.

Režim rozhodný pro práci na dálku

lze uplatňovat a rozlišovat v zásadě dva režimy, a to režim kdy si zaměstnanec rozvrhuje pracovní dobu sám,

V případě, že si rozvrhuje zaměstnanec pracovní dobu sám, neuplatní se na něj některá ustanovení zákoníku práce, jako je například rozvržení pracovní doby, prostojů a přerušení práce způsobené nepříznivými povětrnostními vlivy. Na rozdíl od právního stavu před novelou zákoníku práce pak zaměstnanci, který si rozvrhuje pracovní dobu sám, nově přísluší mzda nebo plat za práci přesčas a náhradní volno a náhrada mzdy a příplatek za práci ve svátek. Zaměstnavatel ale po něm nemůže vyžadovat, aby byl dostupný v určitých hodinách.

Pokud zaměstnavatel potřebuje, aby byl zaměstnanec dostupný v čase určeném zaměstnavatelem, tzn. aby se účastnil pracovních schůzek, jednal s klienty, a to v provozních hodinách zaměstnavatele, půjde o režim, kdy rozvrhuje pracovní dobu zaměstnavatel. 

Při práci na dálku, nehledě na zvolený režim rozvrhování pracovní doby, platí povinnost zaměstnavatele pracovní dobu evidovat.  

Náklady na výkon práce na dálku

Zaměstnavatel může hradit náklady

- paušálem: podle vyhlášky k home office, která s úpravami zákoníku souvisí, mají  lidé pracující na dálku na náhradu nákladů dostávat 4,60 koruny na hodinu. Pokud by pracovník pracoval z domova pět dnů v měsíci vždy osm hodin, paušální částka by se dostala na zhruba 180 korun. Paušál na daný měsíc dostává pracovník nejpozději v dalším měsíci.

- skutečně vynaložené náklady: zaměstnavatel by měl přispívat zaměstnanci na elektřinu, teplo či vodu za každou započatou hodinu práce, pokud si to s ním zaměstnanec písemně sjednal či pokud to stanovuje firemní předpis. Náhrada skutečných nákladů je na základě prokázání zaměstnancem.

- písemně dohodnout, že mu náhrada nepřísluší.

Volba záleží na zaměstnavateli a jeho dohodě se zaměstnancem. Speciální úprava se uplatní u„dohodářů“, ti mají nárok na náhradu nákladů pouze v případě, že si toto právo zaměstnavatel se zaměstnancem výslovně sjednají.

‍Daňové dopady

Paušální náhrada u zaměstnance nepodléhá dani z příjmu fyzických osob, a tedy ani odvodům pojistného na sociální zabezpečení a zdravotní pojištění. Takto vynaložený náklad je považován pro zaměstnavatele za daňově uznatelný. Náhrady hrazené paušální částkou vyšší než stanovenou zákonem jsou považovány za zdanitelný příjem zaměstnance.

 Bezpečnost a ochrana zdraví při práce (BOZP) 

V oblasti BOZP zákoník práce ani zvláštní právní předpisy nerozlišuje mezi tím, zda je práce vykonávána na pracovišti nebo mimo něj. Při práci na dálku se proto i po novele použije obecná úprava BOZP v plném rozsahu. Dokumentace by tak měla reflektovat konkrétní podmínky výkonu práce na dálku. Primárně by měla zakotvovat pravidla pro školení zaměstnanců, a to jak před umožněním práce na dálku, tak během jeho průběhu.Zároveň by měla být stanovena pravidla pro kontrolu pracoviště zaměstnance. Ověřování plnění jednotlivých povinností k BOZP lze řešit např. tzv.check-listem, na základě kterého zaměstnanec pravidelně ověřuje a potvrzuje vhodnost jeho pracoviště k výkonu práce na dálku. Je tedy vhodné zakotvit konkrétní místo, ze kterého bude práce na dálku probíhat tak, aby bylo možné co nejlépe identifikovat hrozící rizika a přijmout opatření k jejich eliminaci.

Další podmínky 

Nad rámec výše uvedeného je v dokumentaci možné řešit otázky jako je  místo výkonu práce, ochrana dat a svěřeného majetku, způsob přidělování a odevzdávání práce, možnost zaměstnavatele kdykoliv po zaměstnanci požadovat návrat do kanceláře apod. 

Výkon práce na dálku ze zahraničí

Specifickým případem je situace, kdy má zaměstnanec vykonávat práci na dálku ze zahraničí. Vždy bude nezbytné posoudit právní úpravu státu, ze kterého má být práce vykonávána, aplikovatelné mezinárodní a evropské právo a posoudit případné povinnosti a rizika zaměstnavatele. 

‍