S rostoucím počtem společností, které zaměstnance žádají, aby pracovali z domova, jsou videokonference možností, jak nadále vést pracovní schůzky. Zároveň je to cesta k alespoň částečnému uspokojení společenské interakce, která mnohým lidem začne při práci z domova chybět. Zpravodajský web CNN proto zveřejnil řadu tipů, jak se při videokonferencích chovat.
Prvním doporučením je neformální, ale vhodné oblečení. Od některých zaměstnanců se bude očekávat, že budou oblečení stejně jako v kanceláři. Pro mnoho ostatních bude přijatelné pohodlnější oblečení, než by nosili v práci. Komfort ale neznamená pyžamo.
„Přizpůsobte svůj vzhled osobě, se kterou pracujete nebo jednáte,“ doporučuje odbornice přes obchodní etiketu Jacqueline Whitmoreová. Zároveň ale dodává, že by se lidé neměli nechat otázkou toho, co si vzít na sebe, příliš pohltit. „Myslím, že lidé v této době krizových opatření více odpouštějí,“ dodává.
Dalším tipem je přenést se přes počáteční strach. Všichni jsou totiž na stejné lodi.
Doporučuje se také příliš neřešit pozadí. Pokud máte doma pracovnu, určitě vám to výběr místa k videokonferenci usnadní. Lidé žijící v menších bytech ale mohou využít kuchyňskou linku, gauč či ložnici, a to je v pořádku. „Najděte si pozadí, které neodvádí pozornost a odložte osobní věci, které by mohly být trapné nebo které chcete zachovat v soukromí. Nedělejte si ale hlavu se sportovními suvenýry, fotkami z dovolené, či plakáty k filmům, které vám visí na stěnách. Využijte je k vytvoření lidských vazeb,“ doporučuje Arvai.
Pokud však jednáte s novým či potenciálním klientem, zkuste působit seriózněji. „Pokud potřebujete udělat dobrý první dojem, neúčastněte se videokonference z postele obklopeni dekami,“ říká Whitmoreová.
Dalším tipem je zajistit si dobré osvětlení. Světlo je váš přítel, pokud chcete vypadat dobře a z videokonference co nejvíce vytěžit. „Nejvíce záleží na tom, aby byly vidět výrazy tváře,“ myslí si Arvai. „Pokud můžete sedět u okna a mít osvětlený obličej, bude to všem mnohem příjemnější,“ dodává.
Klíčové je, aby se také všichni představili, pokud se videokonference účastní lidé, kteří se neznají, doporučuje marketingová vedoucí ve společnosti Cisco Aruna Ravichandranová. „Práce na dálku je především o personalizaci a zajištění toho, aby se lidé cítili komfortně a byli schopni komunikovat,“ uvádí.
Posledním tipem je omezit věci, které by vás mohly rozptylovat. Víte přeci, jak nepříjemné je, když někdo při osobních setkáních stále hledí do telefonu nebo píše na svém notebooku? Je to úplně stejně rušivé při videokonferencích.
„Když se neustále věnujete několika činnostem naráz, může to být vůči ostatním neuctivé,“ varuje Ravichandranová. Vypněte veškerá upozornění a další programy, které by vás během schůzky mohly přinutit dělat něco jiného.
„Chtějte si při práci z domova zachovat určité dekorum,“ doporučuje Whitmoreová. A pamatujte, že tlumený režim je váš kamarád. Pokud zrovna nemluvíte, mikrofon vypněte. Nikdo vás nechce slyšet chroupat snídani nebo svačinku. Dbejte ale vždy na to, aby lidé měli dost času zvuk opět zapnout a na dotaz reagovat. Vedoucí videokonference by určitě měli ostatní účastníky vyzvat písemně, aby používali režim ztišení, a vyhnuli se tak tomu, že se bude jednání kvůli rušivým zvukům přerušovat.